Oplysningspligt i Familieafdelingen

Dette er alene en orientering, og du behøver ikke at foretage dig noget.

Du og dit barn er i kontakt med én eller flere af følgende aktører:

• Familieafdelingen
• Familiecenter Viborg
• Døgn og Aflastning

Viborg Kommune behandler personoplysninger i henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Formålet med denne meddelelse er at give dig viden om, hvordan vi i Viborg Kommune indsamler, bruger, deler og beskytter dine og dit barns personoplys-ninger.

Navn: Viborg Kommune
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune.  
Kontaktoplysninger: Børn og Unge / viborg@viborg.dk / 87 87 87 87 

Vi skelner mellem tre typer af personoplysninger, som vi behandler, hvis det er relevant for din og dit barns sag. Det kan f.eks. dreje sig om følgende:

1. Almindelige personoplysninger: 

• Navn
• Privatadresse
• Privat telefonnummer
• E-mailadresse

2. Fortrolige personoplysninger:  

• CPR-nummer
• Navne- og adressebeskyttelse eller hemmeligt telefonnummer
• Modersmål
• Fravær og ferie
• Relationer og samarbejde
• Sociale og familiære forhold  

3. Følsomme oplysninger:

• Helbredsoplysninger
• Etnicitet
• Religiøs overbevisning 

Oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser samt økonomiske og sociale forhold kan ligeledes blive behandlet, men kun hvis det er relevant og strengt nødvendigt for den enkelte sag.

Når dit barn og din familie har en sag i familieafdelingen, behandler vi dine og dit barns personoplysninger i henhold til Barnets Lov for at kunne give den bedst mulige indsats og behandling. De personlysninger, vi behandler inden for denne lovning, kan f.eks. relatere sig til:

• Underretninger
• Screening, afdækning eller børnefaglig undersøgelse
• Kontaktperson for barnet eller den unge eller for hele familien
• Familiebehandling eller behandling af barnet eller den unge
• Praktisk, pædagogisk eller anden støtte i hjemmet
• Tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter
• Afløsning og aflastning
• Anbringelse
• M.v.

Hvis vi bruger jeres oplysninger til et andet formål end anført ovenfor, vil vi for-ud for viderebehandlingen oplyse dig herom.

Ud over de oplysninger, du selv og/eller dit barn har givet, indhenter vi i nogle tilfælde informationer fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Vi indhenter kun oplysninger, der er relevante for behandlingen af dit barns sag.

Vi videregiver kun dine og dit barns oplysninger til andre myndigheder i det om-fang, vi er retligt forpligtet hertil. F.eks. kan vi dele dine og dit barns personop-lysninger med en eller flere af følgende aktører:

• Kommunens dagtilbud, skoler, sundhedspleje, tandpleje og PPL
• Statistik og forskning
• Danmarks Statistik
• Ankestyrelsen
• Andre offentlige myndigheder m.v.

Videregivelse af data sker i overensstemmelse med databeskyttelsesloven.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine og dit barns personoplysninger følger af:

• Barnets Lov
• Lov om social service
• Arkivloven
• Offentlighedsloven
• M.v.

Derudover:

• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR: Dette er almindelige personoplysninger. Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfun-dets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR: Dette er følsomme personoplysninger.
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gælden-de eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af dom-stol.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om CPR-nummer.
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, om straffedomme og lovovertrædelser.

De personoplysninger, vi behandler i forbindelse med dit barns sag, vil 5-10 år efter, at sagen er afsluttet i Viborg Kommune blive afleveret til Rigsarkivet. Det sker, fordi denne type sager ikke må slettes i henhold til arkivloven. Efter overførsel til Rigsarkivet vil sagen blive slettet fra kommunens sagssystemer indenfor 5-10 år.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom.

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger om dig og dit barn, vi behandler. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret)
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine og dit barns oplysninger
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen 
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv og dit barn i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format. 

Hvis du mener, at dine og dit barns rettigheder i henhold til GDPR er blevet krænket, har du/I ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR, kan du kontakte DPO’en på mail dpo_dbr@viborg.dk, igennem Borgerservice på tlf.nr. 87 87 87 87 eller ved at sende et brev til:
Viborg Kommune, att.: Databeskyttelsesrådgiver, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen. 
 
Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune - Viborg Kommune.

Med venlig hilsen

Familieafdelingen i Børn & Unge, Viborg Kommune