Oplysningspligt på dagtilbudsområdet

Dette er alene en orientering, og du behøver ikke at foretage dig noget.

Dit barn er indskrevet i et dagtilbud i Viborg Kommune, og i den forbindelse behandler vi personoplysninger om dig og dit barn.

Viborg Kommune behandler personoplysninger i henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Formålet med denne meddelelse er at give dig viden om, hvordan vi i Viborg Kommune indsamler, bruger, deler og beskytter dine og dit barns personoplysninger.

Navn: Viborg Kommune
Adresse: Prinsens Alle 5, 8800 Viborg Kommune.  
Kontaktoplysninger: Børn og Unge / viborg@viborg.dk / 87 87 87 87 

Vi skelner mellem tre typer af personoplysninger, som vi behandler, hvis det er relevant for dit barns sag. Det kan f.eks. dreje sig om følgende:

1. Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Privatadresse
• Privat telefonnummer
• E-mailadresse

2. Fortrolige personoplysninger:

• CPR-nummer
• Navne- og adressebeskyttelse eller hemmeligt telefonnummer
• Modersmål
• Fremmøde
• Relationer og samarbejde
• Sociale og familiære forhold

3. Følsomme oplysninger:

• Etnicitet
• Helbredsoplysninger

For dig som forælder behandler vi primært dine almindelige personoplysninger og fortrolige personoplysninger såsom CPR-nummer og samarbejdsrelation.

Oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser samt økonomiske og sociale forhold kan ligeledes blive behandlet, men kun hvis det er relevant og strengt nødvendigt for den enkelte sag.

Kommunen har efter dagtilbudsloven pligt til at fremme børns trivsel, læring, udvikling og dannelse gennem dagtilbud. Kommunen skal også skabe sammenhæng og kontinuitet mellem tilbuddene og gøre overgange mellem tilbuddene sammenhængende og alderssvarende udfordrende for børnene.

For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om dig og dit barn, f.eks. når vi:

• Behandler din ansøgning om optagelse af dit barn i dagtilbud
• Understøtter samarbejdet mellem dagtilbud og hjem
• Varetager og vurderer dit barns behov, trivsel og læring i relation til de pædagogiske læreplanstemaer
• Behandler din ansøgning om udsat skolestart
• Sprogvurderer
• Vurderer dit barns trivsel
• Indgår et tværfagligt samarbejde med PPL, herunder psykologer, logopæder og fys/ergo,
• Samarbejder med sundhedsplejen

Hvis vi bruger jeres oplysninger til et andet formål end anført ovenfor, vil vi forud for viderebehandlingen oplyse dig herom.

Ud over de oplysninger, du selv og/eller dit barn har givet, indhenter vi i nogle tilfælde informationer fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Vi indhenter kun oplysninger, der er relevante for behandlingen af dit barns sag.

Vi videregiver kun dine og dit barns oplysninger til andre myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet hertil. F.eks. kan vi dele dine og dit barns personoplysninger med en eller flere af følgende aktører:

• Kommunens øvrige dagtilbud, skoler, afdeling for pædagogisk praksis og læring (PPL), familieafdeling, sundhedspleje, tandpleje og forvaltning m.v.
• Andre kommuner
• Statistik og forskning
• Danmarks Statistik
• Børne- og Undervisningsministeriet
• Det fælles kommunale datasystem
• Fagsystemer som f.eks. varetager indskrivningen til dagtilbud samt kommunikationen mellem institution og hjem
• Andre offentlige myndigheder m.v.

Videregivelse af data sker i overensstemmelse med databeskyttelsesloven.

Lovgrundlaget for vores behandling af dine og dit barns personoplysninger følger primært af dagtilbudsloven.

Derudover behandler vi jeres oplysninger i overensstemmelse med et eller flere af følgende lovgrundlag:

• Barnets lov
• Lov om social service
• Sundhedsloven
• Forvaltningsloven
• Arkivloven
• Offentlighedsloven
• M.v.

Derudover:

• Artikel 6, stk. 1, litra e, i GDPR: Dette er almindelige personoplysninger. Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.
• Artikel 9, stk. 2, litra f, i GDPR: Dette er følsomme personoplysninger.
  Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om CPR-nummer.
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, om straffedomme og lovovertrædelser.

De personoplysninger, vi behandler i forbindelse med dit barns sag, vil 5-10 år efter, at sagen er afsluttet i Viborg Kommune blive afleveret til Rigsarkivet. Det sker, fordi denne type sager ikke må slettes i henhold til arkivloven. Efter overførsel til Rigsarkivet vil sagen blive slettet fra kommunens sagssystemer indenfor 5-10 år.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser, vil vi give specifik information herom.

Som registreret har du visse rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Du har ret til at se hvilke oplysninger om dig og dit barn, vi behandler. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret)
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine og dit barns oplysninger
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen 
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv og dit barn i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format. 

Hvis du mener, at dine og dit barns rettigheder i henhold til GDPR er blevet krænket, har du/I ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Vi har udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Det er DPO’ens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelseslovgivningen.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til GDPR, kan du kontakte DPO’en på mail dpo_dbr@viborg.dk, igennem Borgerservice på tlf.nr. 87 87 87 87 eller ved at sende et brev til:
Viborg Kommune, att.: Databeskyttelsesrådgiver, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg.

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over sagsbehandling, eller klage over en afgørelse, kan du enten følge klagevejledningen, som fremgår af afgørelsen, eller henvende dig til kommunen. 
 
Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune: Sådan behandler vi dine personoplysninger i Viborg Kommune - Viborg Kommune.

Med venlig hilsen

Dagtilbudsområdet i Børn & Unge, Viborg Kommune